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役員の任期満了による重任の届け出

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上場会社などは役員の任期は2年とか短いスパンになっており、役員変更や再任(重任)株主総会などは顧問弁護士や顧問税理士がそれらの届け出などを管理遂行しますが、私のような個人企業だと大抵役員の任期は10年と定められています。

これは定款に定められており、定款を参照することとなりますが、会社設立の際に行政書士に頼んでいても自身で設立しても、ある程度定款の雛型通りに作成されていますので、10年と定められていることが多いです。

会社を設立から10年継続させることはすごいですが、役員の任期満了に気が付かないことも個人企業では多いようです。

決済や顧問契約を税理士事務所としているなら、親切な税理士は10期の決算時に指摘して教えてくれますが、基本行政書士の仕事なので税理士には関係のない仕事なので教えてくれない場合もあります。

役員変更の届け出は行政書士にお願いする事になるのですが、調べてみると報酬は3万円前後のようです。これを自分ですると、印紙代の1万円だけで可能で、しかもそう難しくはないのでチャレンジすれば経費を抑えることができます。

自身で役員の任期満了による重任の届け出をする方法

まずはコチラを法務局のホームページからダウンロードしましょう。⇒株式会社変更登記申請書

こちらの書類の表紙に必要な書類が”添付書類”として明記されています。

  1. 株主総会議事録
  2. 株主の氏名又は名称、住所及び議決権数等を証する書面(株主リスト)
  3. 互選書
  4. 定款
  5. 就任承諾書
  6. 印鑑証明書
  7. 委任状

これらの添付書類のテンプレートも印鑑証明書以外は全てこの書類の中に含まれていますので、特段用意する必要はありません。しかし、不要な添付書類や書き方が分からないものもあるので、弊社の事例で解説していきます。

株主総会議事録

弊社は一人会社ですが、一応嫁も取締役にしているので取締役は二人います。それでも株主は代表取締役の私だけですが、この株主総会議事録は開いていなくても必須になります。

弊社の定款には『当会社の取締役は、株主総会において決定する』とありますので、他の定款でもそう明記されているかと思います。

なので取締役の重任(再任・継続)を決めるには、株主総会を開いて決めたことにしなければなりません。

株主総会議事録は、初めに発行株式の総数などを書く欄がありますが、通常発行していないのでいくら株を持っているのかわからないですよね?

これは定款の附則に明記されています。因みに私の場合は60株を持っています。ですので、

  • 発行済株式の総数 60株(自己株式の数は削除)
  • 議決権を行使することができる株主の数 1名
  • 議決権を行使することができる株主の数 1名
  • 議決権を行使することができる株主の議決権の数 60個
  • 出席株主数(委任状による者を含む) 1名
  • 出席株主の議決権の数 60個

となります。御社の定款に沿って記入すればOKです。

また『第1号議案 第○期決算報告書の承認に関する件』についても報告がなくても削除してはいけません。必須なので記入するようにしてください。

『第2号議案 取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件』では弊社の場合は監査役は置いていないので、監査役は削除します。

そして弊社の場合取締役2名なので私と嫁の名前を取締役として記入します。私は代表取締役ですが、定款では代表取締役は利章真理訳の互選によって定められるものになっていますので、ここでは取締役と記入します。

代表取締役の重任は必要書類3の互選所で申請します。

株主の氏名又は名称、住所及び議決権数等を証する書面(株主リスト)

これは定款の附則に明記されていた持ち株数に沿って記入します。

互選書

前述の通りこれで代表取締役の重任を申請します。

定款

これはコピーで大丈夫です。そして裏に

現行の定款で相違ありません。

  • 会社住所
  • 会社名
  • 代表肩書・名前
  • 会社印

弊社ではこれを記載するように法務局に指摘されたので、書いて捺印しておくことが望ましいでしょう。

就任承諾書

重任した取締役の数だけ提出します。

印鑑証明書

これは重任(再任)の場合は必要ありません。新任の場合は必要になります。

委任状

代表者以外が法務局に提出する場合は必要になります。代表者本人が提出しに行く場合は必要ありません。

以上で完了です。簡単ですね。弊社の場合も訳も分からず記入して法務局に提出しましたが、不備がある場合は電話で連絡してくれるので問題ありません。

法務局が遠くて再提出が難しい場合は、予め不明な点を法務局に確認してから提出しに行くようにすれば安心です。若しくは、再提出は郵送でも大丈夫なので郵送するかですね。

提出時に書類は冊子化されるので、その際に割り印の為の会社実印が必要になりますので、

会社印を持っていくのを忘れないでくださいね。

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